Vrijwilligersbeleid

Volgens de 6 B’s Methode voor vrijwilligersmanagement.

• Bezinnen
  Wie en wat zijn we als organisatie, waarom werken we met vrijwilligers, wat hebben we vrijwilligers te bieden, wat vragen we van hen?
• Binnenhalen
  Wie willen we binnenhalen, hoe willen we dat doen, waar zoeken we?
• Begeleiden
  Welke begeleiding is er mogelijk, hoe en wanneer begeleiden, wie is aanspreekpunt, aan welke begeleiding is behoefte?
• Belonen
  Op welke manier belonen we onze vrijwilligers, wie zorgt daarvoor?
• Behouden
  Hoe houden we onze vrijwilligers vast, wat is daarvoor nodig?
• Beëindigen
  Hoe nemen we afscheid van een vrijwilliger, houden we een exitgesprek, wat zijn de ervaringen van vrijwilliger in de organisatie, wat kunnen we nog voor elkaar betekenen?

Als vrijwilliger zijn de volgende kopjes het belangrijkste om door te nemen

• Op de hoogte van regels
• Aanvragen VOG
• Opname in commissie
• Vragen stellen
• Afmelding

Bezinnen

Visie

Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van een lange termijn visie en een strategische jaarplanning. Deze visie wordt door het bestuur aan de leden voorgelegd ter goedkeuring tijdens een ALV. Waar nodig kan de Vrijwilligerscoördinator deze visie verduidelijken aan vrijwilligers.

Doelstellingen

Elk kwartaal worden kwartaaldoelen bekendgemaakt door het bestuur. Het is de bedoeling dat het bestuur, commissies en individuele leden hier naar eigen inzicht, vaardigheden en motivatie aan bijdragen.

Organisatiestructuur

Elk kwartaal worden tijdens tactische vergaderingen kwartaaldoelen bepaald. Aan de hand van deze vergadering wordt elk kwartaal een organisatiestructuurvergadering gehouden met de voorzitters van alle commissies en het bestuur om samenwerkingen voor de kwartaaldoelen te bespreken. Aan de hand hiervan wordt de organisatiestructuur bepaald die voor alle leden in te zien valt via de Organisatie webpagina.

Vrijwilligersbeleid

De Vrijwilligerscoördinator onderhoudt het vrijwilligersbeleid. Aanpassingen ontstaan door evaluatiegesprekken met individuele vrijwilligers, commissies en het bestuur.

Binnenhalen

Werving

Via Vacature

Commissie of bestuur is op zoek naar een lid en maakt een vacature voor op website/nieuwsbrief/social media. De Vrijwilligerscoördinator kan helpen met het opstellen en promoten van de vacature.

Vrijwilliger kan aanmelden via een online formulier, email of telefonisch. De aanmelding kan direct naar de voorzitter van de commissie of het bestuur. De Vrijwilligerscoördinator wordt op de hoogte gesteld van de aanmelding (via het online formulier gebeurt dit automatisch).

Via Open aanmelding

Vrijwilliger benadert zelf (mogelijk doorverwezen via de Vrijwilligerscoördinator) een commissie of het bestuur met de wens lid te worden van een bestaande commissie of bestuur, of met de wens zelf een commissie te starten. De Vrijwilligerscoördinator wordt op de hoogte gesteld van de aanmelding.

Via Benadering

Commissie of bestuur benadert zelf (mogelijk op advies van de Vrijwilligerscoördinator) een specifieke vrijwilliger met de vraag lid te worden van een bestaande commissie of bestuur, of de vraag een commissie te starten. De Vrijwilligerscoördinator wordt op de hoogte gesteld uiterlijk zodra de vrijwilliger aangeeft de functie op zich te willen nemen. Om conflicten tussen verschillende commissies die dezelfde vrijwilliger op het oog hebben te voorkomen is het beter om de Vrijwilligerscoördinator eerder op de hoogte te stellen zodat die kan adviseren en bemiddelen.

Op de hoogte van regels

Vrijwilliger dient op de hoogte te zijn van

• het vrijwilligersbeleid zoals hier gepresenteerd,
• de gedragsregels binnen de vereniging,
• de mogelijkheid zelf met een vertrouwenscontactpersoon te praten of iemand hier naar door te verwijzen,
• de algemene huisregels,
• het werken met kwartaaldoelen,
• eventueel het privacybeleid, afhankelijk van functie

Het is de taak van de Vrijwilligerscoördinator om de vrijwilliger op deze regels te wijzen.

Omgang met privacy

Vrijwilligers dienen zorgvuldig met gegevens van leden om te gaan. De Vrijwilligerscoördinator wijst de vrijwilliger op zorgvuldig vergaren, behouden en verwijderen van persoonsgegevens. Specifieke instructies kunnen gevonden worden in artikel ??? van het Huishoudelijk Reglement.

Aanvragen VOG

De Vrijwilligerscoördinator vraagt een Verklaring Omtrent Gedrag aan voor de vrijwilliger met controle op de gebieden die nodig zijn in alle functies van de vrijwilliger. Eén VOG per vrijwilliger is voldoende, zolang alle noodzakelijke gebieden maar vertegenwoordigd zijn in de VOG. Dit kan als vereniging gratis via https://www.gratisvog.nl/procedure/vog-klaarzetten. De VOG moet worden afgeleverd bij het bestuur en wordt geregistreerd in het overzicht van VOGs. Elke VOG wordt elke drie jaar (of wanneer een vrijwilliger een functie op zich neemt die extra controlegebieden vraagt) vervangen. Na deze drie jaar of het ontvangen van een nieuw VOG wordt de oude VOG vernietigd. Een VOG wordt tussendoor nooit vernietigd.

Vrijwilligersoverzicht

De Vrijwilligerscoördinator houdt per jaar een overzicht van vrijwilligers bij met naam, betrokken commissie, functie, begindatum en einddatum. Bij verwelkoming van een nieuwe vrijwilliger noteert de Vrijwilligerscoördinator deze vrijwilliger in het overzicht.

Google Drive folder

De vrijwilliger krijgt van de Vrijwilligerscoördinator toegang tot de Google Drive folder van de commissie. De commissie kan zelf uitleg geven over hoe deze folder te gebruiken. Via de Google Drive folder houden wij de vereniging doorzichtig en digitaal. Dit doen wij om verschillende redenen zoals gebruiksgemak, eenvoudige overdracht, herbruikbaarheid en makkelijker samenwerken.

Begeleiden

Opname in commissie

Elke commissie heeft een eigen beleid voor het introduceren van nieuwe leden met daarin een verwelkoming en het inwerken. Nieuwe leden worden op de hoogte gebracht van de manier van bijvoorbeeld vergaderen, organiseren en communiceren.

Dit beleid wordt minstens 1x per jaar besproken met de Vrijwilligerscoördinator.

Vragen stellen

De vrijwilliger kan altijd vragen stellen over de functie bij de commissievoorzitter of de Vrijwilligerscoördinator. Algemene vragen over vrijwilligerswerk kunnen gesteld worden aan de Vrijwilligerscoördinator.

Evaluatiegesprek

Elk commissielid wordt minstens 1x per jaar of op eigen verzoek uitgehoord over zijn tevredenheid door de Vrijwilligerscoördinator. Elk bestuurslid wordt minstens 2x per jaar of op eigen verzoek uitgehoord over zijn tevredenheid door de Voorzitter.

Voorzitter en Vrijwilligerscoördinator overleggen over de structuur van een voortgangsgesprek.

Voortgangsgesprekken worden gevoerd om:

• de motivatie te bevorderen,
• knelpunten op te lossen,
• de samenwerking te stimuleren,
• capaciteiten zo optimaal mogelijk te benutten,
• scholings- of doorstromingsbehoefte vast te stellen.

Opleiding en cursussen

De Vrijwilligerscoördinator is verantwoordelijk voor het bijhouden van voltooide opleidingen en cursussen van de vrijwilligers.

Interne opleiding via Commissie

Elke commissie is zelf op de hoogte van opleidingen die zij aanbiedt aan haar leden. Commissies stimuleren hun eigen leden om noodzakelijke opleidingen te volgen.

Interne opleiding via Vrijwilligerscoördinator

De Vrijwilligerscoördinator is op de hoogte van intern aangeboden opleidingen en kan vrijwilligers doorverwijzen naar commissies.

Externe opleiding via Commissie

Elke commissie is zelf op de hoogte van essentiële en nuttige opleidingen voor haar leden. Cursussen die iets van de vereniging vragen (geld, materiaal, vrijwilligers) worden voorgelegd bij het bestuur en eerst goedgekeurd.

Externe opleiding via Vrijwilligerscoördinator

De Vrijwilligerscoördinator verdiept zich in huidige en aanvullende opleidingen en kan advies geven aan de commissies over de opleidingen.

Belonen

Waardering

Waardering kan geuit worden via voorzieningen, attenties en onzichtbare factoren.

Bij voorzieningen kun je denken aan

• mogelijkheden voor deskundigheidsbevordering,
• werkbegeleiding,
• getuigschrift,
• faciliteiten (bijv. gereduceerde prijs, gratis entree, consumpties).

Bij attenties kun je denken aan:

• jaarlijks uitstapje, feestje, etentje of barbecue,
• attentie bij verjaardag, jubileum, ziekte, etc.,
• bij afsluiten van een activiteit de vrijwilligers uitdrukkelijk betrekken in het bedanken voor hun medewerking en inzet,
• een vrijwilliger voordragen voor een plaatselijke of provinciale vrijwilligersprijs,
• deelname aan het vrijwilligerswerk is een belangrijke reden voor het uitkeren van een Koninklijk lintje.

Daarnaast spelen vaak onzichtbare factoren mee:

• de sfeer binnen de organisatie; vrijwilligers moeten zich thuisvoelen en zich gewaardeerd weten,
• de waardering heeft niet uitsluitend te maken met de persoon zelf, maar vooral met het werk dat wordt gedaan,
• de relatie tussen het realiseren van de doelstellingen van de organisatie en het vrijwilligerswerk moet duidelijk zijn voor alle vrijwilligers.

Onkosten en vrijwilligersvergoeding

Onkosten of kosten voor opleidingen worden alleen in overleg met de penningmeester vergoed. Er is geen vrijwilligersvergoeding. In overleg met het bestuur kan nodig materiaal (zoals shirts voor trainers) aangeschaft worden en aan de vrijwilliger in bruikleen gegeven worden.

Behouden

Medezeggenschap

Er zijn drie niveaus van inspraak

• beleid en visie: waar richt de organisatie zich op,
• leiding en structuur: hoe wordt de inrichting van de organisatie vormgegeven,
• uitvoering van het werk: hoe wordt het werk verricht.

Beleid en visie wordt door het bestuur bepaald tijdens de jaarlijkse strategische vergadering. Inspraak als vrijwilliger is hier mogelijk door raadpleging van de leden via de ALV en ledenenquêtes.

Leiding en structuur wordt door alle commissievoorzitters en het bestuur bepaald tijdens de kwartaallijkse organisatiestructuurvergadering, aansluitend op de kwartaallijkse tactische vergadering. Inspraak als vrijwilliger is hier mogelijk via de commissievoorzitter.

Uitvoering van het werk wordt door alle commissieleden bepaald tijdens de vergaderingen van de commissie. Inspraak is hier altijd mogelijk door de vrijwilliger.

Verzekeringen

Aansprakelijkheidsverzekering

Wat is dit? Hebben we dit?

Ongevallenverzekering

Wat is dit? Hebben we dit?

Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering

Wat is dit? Hebben we dit?

Vangnetverzekering

De VNG Vrijwilligersverzekering (Domstadpolis) is een secundaire dekking wat aanvulling biedt waar eigen verzekeringen tekort schieten. Voor de omvang van de polis, zie https://www.vcutrecht.nl/domstadpolis.

Beëindigen

Afmelding

Een vrijwilliger kan zijn functies zelf neerleggen. Voor bestuursleden geldt statutair een opzegtermijn van minstens 3 maanden. Voor commissieleden geldt geen officiële opzegtermijn, maar dezelfde minstens 3 maanden is wel wenselijk. Ook bij een mogelijk afscheid in de toekomst is het nuttig om hier alvast melding van te maken. Een afmelding wordt als eerste bij de voorzitter van de commissie of het bestuur gemeld, die het weer doorgeeft aan de Vrijwilligerscoördinator.

Exitgesprek

De Vrijwilligerscoördinator houdt een exitgesprek met de vrijwilliger die stopt met zijn functies. Het doel hiervan is achterhalen van de reden van stoppen, verbeterpunten en hoe de vrijwilligersperiode goed af te sluiten.

De Vrijwilligerscoördinator stelt vragen over:

• Personalia – naam, contactgegevens, tijdsduur vrijwilligerswerk.
• Wat vond je van de vrijwilligerstaken? In termen van uitdaging, afwisseling, ervaringen opdoen, etc.
• Wat vond je van de organisatie? Prettig/minder prettig?
• Welke verandering zou je wenselijk vinden?
• Hoe vond je de aansturing?
• Wat is het motief voor de beëindiging?
• Wat laat de vrijwilliger achter/hoe worden de zaken overgedragen?
• Hoe wil de vrijwilliger stoppen?
• Wat wil de vrijwilliger nog betekenen voor de organisatie?

Toegang ontzeggen

De voorzitter van de commissie of het bestuur zal de rechten van de vrijwilliger intrekken als het gaat om toegang tot Google Drive folder, mailboxen en dat soort zaken. Als er een wachtwoord aan de vrijwilliger is gegeven met een algemene toegang, dan wordt dit wachtwoord gewijzigd en medegedeeld aan de resterende commissieleden.

Vrijwilligers kunnen auteursrechtelijke stukken produceren. Als de vrijwilliger wenst om een zelf geproduceerd stuk te verkrijgen voor eigen gebruik, dan is het na controleren van daadwerkelijke bijdrage aan het stuk door de vrijwilliger, mogelijk om van de voorzitter van de commissie of het bestuur een kopie van het stuk te ontvangen.

Bedankje

Vrijwilligers die een functie verlaten kunnen bedankt worden tijdens de ALV met bijvoorbeeld een praatje en een cadeau. In eerste instantie is dit de verantwoordelijkheid van medecommissieleden of medebestuursleden (specifiek de voorzitter), maar zij kunnen door de Vrijwilligerscoördinator of het bestuur geholpen worden. In overleg met het bestuur kan de vereniging helpen door bijvoorbeeld geld, materiaal of vrijwilligers.

In overleg met de Vrijwilligerscoördinator kan een getuigschrift opgesteld worden als de vrijwilliger dit wenst.

Ontslag

Een vrijwilliger kan uit zijn functie gezet worden door het bestuur. Onoplosbaar niet functioneren van de vrijwilliger wordt door de voorzitter van de commissie gemeld bij de Vrijwilligerscoördinator die in overleg met het bestuur kan besluiten om de vrijwilliger te ontslaan.

Overige redenen voor ontslag kunnen zijn;

• grensoverschrijdend gedrag,
• niet houden aan de gedragsregels binnen de vereniging,
• tijdelijke schorsing van het lid,
• royement van het lid,
• beëindiging van het lidmaatschap.

Automatisch verlopen bij Algemene Ledenvergadering

Bij de jaarlijkse Algemene LedenVergadering worden alle vrijwilligers voor dat jaar gedechargeerd, indien verleend door de ALV. Commissieleden worden door de Vrijwilligerscoördinator en bestuursleden worden door de Voorzitter een ruime tijd voor de ALV gevraagd of zij door willen gaan met hun functies. Als een vrijwilliger doorgaat met een functie en dit door de ALV goedgekeurd is, hoeven er geen afscheid- en introductieprocedures gestart te worden (hoewel een bedankje en opnieuw wijzen op de regels natuurlijk altijd mag).